Aumento expressivo de pedidos de reembolso com violações às políticas de empresas. Saiba o que pode e não pode na prestação de contas corporativas.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos colaboradores foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no período inicial do ano. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram em desvantagem: observou-se um crescimento de 78% na quantidade de requisições com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Por isso, é essencial que as empresas estejam atentas para garantir a restituição adequada dos valores aos colaboradores, evitando assim possíveis transtornos e assegurando um ambiente de trabalho mais transparente e justo. A compensação justa pelos gastos é fundamental para manter a motivação e a confiança dos funcionários em relação às políticas de reembolso estabelecidas. ticket
Problemas com Reembolso: Impactos Financeiros e Consequências
Em termos monetários, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não restituíveis por colaborador. Caso as falhas persistam mensalmente, ao término de um período de doze meses, o prejuízo pode atingir a marca de R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, sistema de controle de jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de companhias de diversos portes.
As infrações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo estabelecido pela empresa para a prestação de contas (54,57%); montantes que ultrapassam o estipulado pela política interna (18,89%); potencial duplicidade no pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante do gasto (4,90%).
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Muitas vezes, o colaborador guarda os recibos e acaba se esquecendo deles. Se a política de prazos da empresa for rígida, a restituição pode ser recusada. Mesmo em organizações com normas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro, resultando em custos adicionais.
A falta de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação. Aldo Caterina, diretor-geral da divisão de gestão de despesas na Flash, destaca que os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso na restituição pode acarretar prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com os gastos do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, ressalta que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as diretrizes de forma oficial, como por meio de seu website. As regras devem abordar as consequências da não conformidade, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e, mesmo assim, incluiu no formulário de reembolso.
‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse contexto, o responsável pelo gasto assume os valores que não eram permitidos. Diante disso, é necessário cumprir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o desligamento’, esclarece.
Quanto aos montantes que podem ser gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso das despesas realizadas com o cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do montante excedente ou até mesmo descontá-lo do salário do colaborador.
No entanto, existem ainda outras situações envolvendo gastos que são mais sérias e consideradas fraudes, de acordo com o executivo da plataforma: Despesas falsas – apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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